Zetadocs PDFレビュー

AdobeのPDF(ポータブルドキュメントフォーマット)は、最近普及しており、主な利点は、PDFをユーザーが編集するのが難しく、分散した情報を管理する手段があることです。 PDFはグラフィック豊かな素材にもよく対応し、幅広いプラットフォームで正確に再現されるレイアウトに固定します。最後に、AdobeのPDFリーダーは無料ですので、アクセスにはコストの障壁はありません(ここではAdobe Readerをダウンロードできます)。

PDFを作成するには、AdobeのAcrobatアプリケーションまたはより安価なNitro PDF Desktopを使用するか、CorelのWordPerfectからPDFに直接保存することができます(これは、広く使用されているMicrosoft Wordでは不可能です)。 EquisysのZetadocs PDFは他のサードパーティーのソリューションであり、ビジネスにはいくつかの利点があります。まず、複数のドキュメントをPDFに組み込むことができます。次に、ソースドキュメントへのネットワークアクセスをサポートします。シングルまたはメールマージされた電子メールを生成します。

Zetadocs PDFは、ネットワーク化されたオフィスでPDFを生成するためのドキュメントテンプレートが、時間を節約し、ドキュメント制作の一貫性を保証し、ユーザーに簡単なPDF作成ツールを提供できるという前提に基づいています。オフィスネットワーク全体に展開すると、テンプレートとドキュメントフォーマットを一元的に作成して管理することができ、ユーザーはライブラリから必要なものを選択するだけです。

テンプレート生成は、既存のさまざまな要素をまとめてソースファイルからドラッグし、必要に応じて順序を変更し、認識可能な名前でテンプレートとして保存するという単純な作業です。各テンプレートに対して電子メールルールを設定することができます。たとえば、特定のテンプレートを使用して生成されたすべての請求書は自動的にアカウントチームにブラインドコピーされます。

ワープロからPDFを作成するには、元のテキストを生成し、プリンタではなく「Zetadocs PDF」に印刷するだけです。 Microsoft Wordユーザーは、このプロセスを実行するために自動的にインストールされたツールバーアイコンをクリックできます。 Zetadocsクライアントが実行され、元のドキュメントが大きな中央ウィンドウに表示され、あらかじめ準備された文房具とテンプレートがこの右側のウィンドウに表示されます。これらは、選択してドラッグすることによって適用されます。オリジナルのテキストの左にあるウィンドウに新しいマルチパーツ作成のページのサムネイルが表示されます。

Microsoft Wordユーザーは、ドロップダウンメニューから要素を文書に直接追加できます。ただし、ドロップダウンメニューがカーソルポイントに挿入する部分マクロに、必要な各要素の名前を入力する必要があります。

Zetadocs PDFは合理的に単純なアプリケーションですが、成功するためには、ユーザーからのテンプレート管理と規律が必要です。それは安くはない、5人のユーザーのための750ポンド(元VAT)から100ユーザーのための£4,995に及ぶ。しかし、一貫性のあるルック・アンド・フィールの恩恵を受ける多くの電子文書、特に顧客対応の電子文書をビジネスが処理する場合には、この機能が役立つことがあります。ただし、電子メール機能を最大限に活用するには、Microsoft Outlookが必要です。

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